يكی از واحدهای تأثيرگذار در مديريت امور اداری كه مسئوليت جذب و استخدام كاركنان و پيگيری امور اداری آن‌ها را برعهده دارد كارگزينی كاركنان می‌باشد و به عبارتی فرآيند اداره كردن سازمان كه از يك سو به سياست‌ها و خط مشيی‌ها، مقررات و دستورالعمل‌ها و از سوی ديگر به اطلاعات مربوط به اداره كردن امور استخدامی، انتخاب و جبران خدمت و شرايط كار نيروی انسانی كه در سازمان استخدام شده يا می‌شود در چارچوب شرح وظايف برعهده كارگزينی كاركنان است و همـواره بـا بررسی و اجرای مقـررات، آئین نامه های مربوطه را همگام با استانداردهای مطلوب نظام آموزش عالی کشور پیش می‌برد.

شرح وظایف واحدهای تابعه اداره کارگزینی

رئیس اداره:

• نظارت بر صدور احکام، امور استخدام و تبدیل وضعیت استخدامی، انتقال، انتصاب، ترفیع، ماموریت، مرخصی، تعلیق و خروج از خدمت کارکنان.
• نظارت و راهنمایی واحدهای کارگزینی.
• مطالعه و اجرای قوانین، مقررات، آیین نامه ها و دستور العمل‌های و بخشنامه‌های استخدامی، و مقررات انطباقی و... و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل .
• نظارت بر کلیه پیش نویس‌های تهیه شده توسط کارشناسان کارگزینی .
• رسیدگی به پیشنهادها و تقاضاهای واصله مربوط به امور استخدامی و تبدیل وضع استخدامی.
• برنامه ریزی و تمشیت و سرپرستی امور مختلف کارگزینی .
• اتخاذ تدابیر لازم به منظور پیشرفت و بهبود امور جاری .
• اجرای خط مشی تعیین شده و اتخاذ تدابیر لازم به منظور حسن انجام هدفهای مورد نظر .
• تهیه ضوابط دستورالعمل‌های لازم .
• شرکت در کارگرو‌ه‌ها، کمیته‌ها و جلسات مختلف .
• تهیه و گزارش‌های لازم و انجام سایر امور محوله .
• مشاوره، راهنمایی و پاسخگویی ارباب رجوع حضوری و تلفنی.

امور هیات علمی و غیر هیات علمی:

• انجام امور اداری مربوط به اعضای هیات علمی اعم از استخدام، تبدیل وضعیت استخدامی، انتقال و مأموريت، انتصاب و .... ، مکاتبات با وزارت متبوع،سازمان مدیریت و برنامه ریزی و سایر سازمان ها حسب نیاز.
• انجام امور اداری مربوط به اعضای غیر هیات علمی اعم از برگزاری مقدمات آزمون استخدامی، استخدام، انفصال، تبديل وضعيت استخدامی، انتقال و مأموريت و ...،مکاتبات با وزارت متبوع، سازمان مدیریت و برنامه ریزی و سایر سازمانها حسب نیاز.
• تنظيم احكام كارگزينی مربوطه به اعضای هیات علمی و غیر هیات علمی.
• بررسی نامه ها و درخواست های ارجاعی و اقدام در خصوص آنها.
• انجام امور مربوط به اخذ سهمیه و شماره استخدام اعضای هیات علمی و غیر هیات علمی.
• مطالعه بخشنامه‌ها رسيده جهت اجرای آن و در صورت نياز ابلاغ به افراد ذينفع.
• پيگيری امور مربوط به رفع نواقص سيستم مكانيزه موجود.
• ايجاد هماهنگی با واحدهای ذيربط و ارائه راهكارهای مناسب در جهت اصلاح و بهبود روش‌های انجام كار
• بررسی، تنظیم و آماده‌سازی پرونده‌ها به منظور طرح در کمیته های تخصصی و هیات اجرائی منابع انسانی.
• اقدام در مورد اجرای تصميمات كميته تخلفات اداری كاركنان برحسب مورد ( انتقال ـ اخراج ـ جابجائی).
• اقدام در مورد صدور تسويه حساب پرسنل متوفی ـ اخراجی ـ بازنشسته.
• پاسخگویی به ارباب رجوع (حضوری و تلفنی).

حضور و غیاب:

• اعمال مرخصی‌ها (استحقاقی، استعلاجی، زایمان و...)، مأموریت‌ها (روزانه، آموزشی و...) و محاسبه سالانه مرخصی.
• تهیه فایل گزارش‌های کارکرد و اضافه کار کارکنان به صورت ماهانه.
• بررسي حضور و غياب كاركنان و تنظيم ليست كاركرد ماهانه آنان بمنظور پرداخت حقوق و اضافه كار در هر ماه .
• کنترل و بررسی تردد کلیه همکاران دانشگاهی در سامانه حضور و غیاب.
• استخراج مانده مرخصی هر ساله پرسنل قراردادی.
• گزارش‌گیری غیبت برای کلیه پرسنل در سیستم بصورت ماهیانه.
• ثبت مرخصی استعلاجی افراد در سیستم جهت رویت مدیران .
• ثبت ورود و خروج پرسنل در بین ساعات کار، طبق لیست انتظامات درب شمال و جنوب.
• نامه های ارجاع داده شده در چارگون (درخصوص نحوه حضور، اضافه کاری، تعیین میزان مرخصی افراد، تغییر ساعت کاری، اطلاع مدیر در مورد سقف اضافه کاری واحد و ...) رسیدگی به نامه‌های چارگون، ارسالی از سوی مدیران (با محتوای اضافه کاری، مأموریت، جابجایی پرسنل و یا قطع حقوق به علت زایمان، مرخصی بدون حقوق ، بازخریدی و ...).
• پیگیری نامه در مورد اضافه کاری هر سه ماه کارکنان برخی از واحدها و تعریف آن در سیستم حضور و غیاب .
• ارسال پیش نویس‌ در چارگون (با محتوای وضعیت حضور و غیبت‌های پرسنل، اعلام مانده مرخصی پرسنل بازنشسته، مرخصی منفی پرسنل و ...)
• دریافت پیام از طریق چارگون و سیستم رایا در خصوص حضور و غیاب اعضای غیر هیات علمی و اقدام در این خصوص.
• ارسال پیام به پرسنل و مدیران.
• پاسخ به ارباب رجوع حضوری، تلفنی.
• ثبت موارد درخواستی در سیستم حضور و غیاب (از قبیل رفع اشکال سیستمی مانند جابجایی ورود و خروج، ثبت فراموشی و..
• ثبت شرکت در سامانه کارمند ایران.

بایگانی:

• حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق، اسناد و مدارك و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول
• بايگانی و تهيه فهرست مربوط بر اساس روش تعيين شده
• پيوست كردن پرونده ها يا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.
• تحويل پرونده های مختومه به بايگانی راكد با اجازه مقام مافوق.
• صورت برداری، طبقه‌بندی، كدگذاری و بايگانی پرونده ها طبق دستور العمل‌های مربوطه و احتياجات سازمان متبوع.
• تشكيل پرونده جديد جهت پرسنل جديد الورود.
• اعلام وصول پرونده‌های پرسنلی كه از ساير دستگاه‌ها.
• بايگانی ارزشيابی ساليانه كاركنان در پرونده‌ های مربوط.
• تهيه گزارشات مورد لزوم جهت ارائه به مقام ما فوق.
• برگ شماری پرونده هايی كه به ساير واحدهای تابعه و پيگيری وصول پرونده.
• پاسخگويی به مراجعین تلفنی و حضوری .