پرداخت هاي دستگاه هاي دولتي بايد در حدود اعتبارات مصوب تخصيص يافته و به موجب قانون صورت گيرد . بنابراين شرط لازم و كافي براي انجام هر پرداختي وجود اعتبارات مصوب تخصيص يافته و رعايت قوانين ومقررات مربوط ميباشد .
منابع دولتي عمدتاً از محل درآمدعمومي كشور و يا درآمد اختصاصي تأمين مي گردد كه توسط دستگاه هاي دولتي وصول و در حساب هاي خزانه داري كل متمركز مي شوند .
در ترازنامه عملكرد سالانه اعتبارات مصوب، تخصيص يافته سال مالي مورد عمل با پرداخت هاي انجام شده از محل اعتبارات همان سال مقايسه مي شود و درحقيقت عملكرد واقعي سازمان هاي دولتي را با فعاليت ها و برنامه هاي پيش بيني شده مصوب مقايسه مي نمايد و نيز در تهيه و تنظيم بودجه سال هاي آتي مورد استفاده قرار مي گيرد .

شرح وظايف اداره اعتبارات و تنظيم حسابها

• تهيه و تنظيم حسابهاي اسفند و نهايي و ماهيانه
• نگهداري سيستم هاي اعتبارات و تنظيم حساب ها
• تهيه گزارشات مورد نياز داخلي سازمان و خارج دانشگاه (ديوان محاسبات، دارايي و ...)
• ارائه پاسخ ها در خصوص حساب هاي دانشگاه به ديوان محاسبات و دارايي در جهت ثبت حساب هاي ساليانه در تفريغ بودجه كل كشور
• پاسخ گزارشات و نامه هاي رسيده از ديوان محاسبات و دارايي و ساير سازمان هاي سؤال كننده و داخلي دانشگاه
• همكاري با ادارات دانشگاه جهت پيشبرد كارهاي واحدها و نتيجتاً دانشگاه